Tietosuojaseloste

Etelä-Karjalan Monikkoperheet ry:n tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä 23/05/2018

1. Rekisterin nimi. Jäsenrekisteri, monikkoperhevalmennukseen osallistuneet rekisteri, tapahtumiin ilmoittautuneet/osallistuneet rekisteri

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa. Etelä-Karjalan Monikkoperheet ry:n hallituksen jäsenet, joihin saa yhteyden sähköpostitse info.ekmonikot@gmail.com. Kuluvan vuoden hallituksen jäsenten nimet löytyvät yhdistyksen nettisivuilta osoitteesta monikkoperheet.fi/etela-karjala

3. Rekisterin nimi. Jäsenrekisteri, monikkoperhevalmennukseen osallistuneet rekisteri, tapahtumiin ilmoittautuneet/osallistuneet rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jäsenrekisteri: Jäsenpostin lähettäminen postitse ja sähköpostitse, tapahtumista ja toiminnasta tiedottaminen, tapahtumien suunnitteluun ja soveltuvien tapahtumien kohdentamiseen jäsenperheille (perheissä olevien lasten syntymävuoden mukaan).Tapahtumiin ilmoittautuneet/osallistuneet rekisteri:  Tiedot kerätään tapahtumian suunnittelun vuoksi. Tapahtumiin osallistuvilta kerätään nimen lisäksi ikä ja sukupuoli, koska olemme saaneet avustusta STEA:lta ja toiminnasta raportoinnissa avustuksen myöntäjä kerää nämä tiedot. Monikkoperhevalmennukseen osallistuneet rekisteri: Tiedottaminen.

5. Rekisterin tietosisältö. Jäsenrekisteriin keräämme perheen vanhempien nimet, postiosoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen sekä yhdistykseen liittymisvuoden. Monikkolasten syntymävuosi tai laskettu aika kirjataan mikäli perhe on sen ilmoittanut meille. Tapahtumiin ilmoittatuneet/osallistuneet listoihin kirjaamme osallistujien nimen, sukupuolen ja iän ja ruoka-aineallergiat sekä muut perheen itse ilmoittamat tiedot. Monikkoperhevalmennuksiin osallistujat rekisteriin kirjataan osallistujien nimi ja yhteystiedot ja mahdollisesti odottajan laskettu aika.

6. Säännön mukaiset tietolähteet Jäsenrekisteriin tulevat tiedot saadaan perheiltä itseltään joko sähköpostitse, internetsivujemme tai kattojärjestön www.monikkoperheet.fi sivuston jäseneksi liittymislomakkeen kautta. Myös muihin rekistereihin tulevat tiedot saamme ilmoittajilta itseltään.

7. Tietojen säännön mukaiset luovutukset. Järjestäessämme tapahtumia yhteistyössä esim. oppilaitoksen kanssa, luovutamme yhteistyökumppanille osallistujalistan tapahtuman suunnittelemista varten. Esim. ohjelman suunnittelu tietyn kokoiselle osallistuja määrälle ja tietyn ikäisille lapsille. Tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta suoramainontaan eikä edes jäsenetuliikeyhteistyökumppaneille. Säilytämme tietoja Google Drive pilvipalvelussa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Emme luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Säilytämme tietoja Google Drive pilvipalvelussa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet. Kaikkia rekistereitä säilytetään Google Drive pilvipalvelussa. Palveluun kirjautuakseen tarvitsee salasanan. Salasana on vain hallituksen jäsenten tiedossa. Tapahtumaan osallistujien rekisteri saattaa olla paperiversiona tapahtuman järjestäjällä, paperiversio hävitetään tapahtuman/ toimintakaudesta raportoinnin jälkeen.

10. Tarkastusoikeus Jokaisella on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info.ekmonikot@gmail.com. Tietopyyntöön vastataan maksimissaan kuukauden kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jokaisella on oikeus vaatia esim. jäsenrekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Pyyntö tulee esittää sähköpostiosoitteeseen info.ekmonikot@gmail.com.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa. (Jäsenluettelo 11§ ). Emme luovuta tietoja yllämainittuihin tarkoituksiin.