Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä:
Päijät-Hämeen Monikkoperheet ry
Lahti
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Matti Jäppinen, rahaston- ja jäsenasioiden hoitaja
phmonikotry@gmail.com
www.monikkoperheet.fi/paijat-hame
Rekisterin nimi, käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet, tietojen säännön mukaiset luovutukset:
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteriä ylläpidetään Klaani-jäsenrekisteriohjelmassa. Jäsenrekisteriin merkitään kaikki yhdistyksen jäseneksi liittyneet jäsenet. Tiedot liittyneistä jäsenistä saadaan Suomen Monikkoperheet ry:n sähköisen jäseneksi liittymislomakkeen kautta.
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot: Jäsenen nimi, mahdollisen puolison nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, monikkolasten syntymävuosi ja mistä sai tiedon yhdistyksestä.
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään kolme vuotta. Jäsenrekisteri sijaitsee rahaston- ja jäsenasioidenhoitajan tietokoneella, jonka käyttäjätunnukset ovat ainoastaan rahaston- ja jäsenasioidenhoitajan sekä puheenjohtajan tiedossa. Kopio jäsenrekisteristä sijaitsee ulkoisella kovalevyllä, joka on lukitussa tilassa rahaston- ja jäsenasioidenhoitajan kotona.
Jäsenrekisterin tietoja (nimi- ja osoitetiedot) luovutetaan ainoastaan Suomen Monikkoperheet ry:n lehtitilaajarekisteriin Monikkoperheet -lehden postitusta varten 4 kertaa vuodessa. Muutoin jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta koskaan ulkopuolisille tahoille.
Jäsenpostituslista
Yhdistyksen jäsenpostituslista on sähköisessä muodossa oleva sähköpostilista, jonka avulla tiedotetaan yhdistyksen tapahtumista. Sähköpostilista kootaan jäsenrekisteristä ja päivitetään sähköpostiin erikseen jokaista jäsenpostia varten. Sähköpostin salasana on ainoastaan rahaston- ja jäsenasioiden hoitajan, puheenjohtajan, tiedottajan ja sihteerin tiedossa. Aiemmat sähköpostilistat poistetaan säännöllisesti sähköpostista.
Hyvinvointikuntayhtymän yhteystietorekisteri
Yhteystietorekisteriä käytetään perhevalmennuksista tiedottamiseen. Rekisteri sisältää neuvoloiden yhteyshenkilöiden ja keskussairaalan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteet. Yhteystietolista on kerätty hyvinvointikuntayhtymän nettisivuilta.
Tapahtumiin osallistumisen rekisterit
Yhdistyksen tapahtumiin osallistuvien jäsenten tiedot (nimi, aikuisten ja lasten määrä, erityisruokavaliot sekä tarvittaessa puhelinnumero) saadaan ilmoittautumisten yhteydessä jäseniltä itseltään. Osallistujarekisterit säilytetään kaksi vuotta yhdistyksen toimintakertomusta ja toimintatonni-raportointia varten. Tapahtumiin osallistuvien tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille (esim. toimittajille), paitsi jäseneltä kysytyltä tietojenluovutusluvalla.
Päijät-Hämeen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri
Päijät-Hämeen Monikkoperheet ry:n hallituksen kokoonpanorekisteri (sähköpostiryhmä) sisältää hallitushenkilöiden sähköpostin. Sähköpostiryhmää ylläpidetään hallituksen sisäistä tiedottamista ja yhteydenpitoa varten. Hallituksen yhteydenpitoa varten on olemassa myös suljettu facebook-ryhmä, johon puheenjohtaja kutsuu osallistujat hallituksen jäsenen luvalla.
Sähköpostiryhmän tiedot saadaan hallituksen jäseniltä itseltään. Hallituksen nimitietoja jää kokousten esityslistoihin ja muistioihin.
Aktiivisten toimijoiden yhteystietorekisteri
Yhdistyksen hallituksen ulkopuolisten aktiivien toimijoiden tiedot (nimi ja sähköposti) kerätään sisäistä tiedottamista ja yhteydenpitoa varten. Aktiiveilla monikkoperhevalmentajilla on suljettu facebook-ryhmä, johon ryhmän ylläpitäjät kutsuvat aktiivit mukaan.
Kirpputoritapahtuman osallistujarekisteri
Kirpputoritapahtumaan myyjiksi ilmoittautuneiden tiedot saadaan ilmoittautumisten yhteydessä myyjiltä itseltään. Rekisteri kerätään kaksi kertaa vuodessa kirpputoritapahtuman ajankohtana. Rekisteriin kerätään myyjän nimi, sähköpostiosoite sekä tieto siitä, onko hän yhdistyksen jäsen. Jäsentiedon kerääminen liittyy pöytävuokramaksun suuruuteen, joka on jäsenille edullisempi. Rekisteriä säilytetään yhdistyksen kirpputorisähköpostissa. Rekisteri säilytetään kaksi vuotta yhdistyksen toimintakertomusta ja toimintatonni-raportointia varten. Myyjien tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Pöytävuokran maksamatta jättäneiden kirpputorimyyjien rekisteri
Kirpputoritapahtumaan ilmoittautuneista, viimeisen peruutuspäivän jälkeen pöytävarauksensa peruneista ja pöytävuokran maksamatta jättäneistä henkilöistä pidetään rekisteriä. Rekisteriä pidetään, koska pöytävuokran maksamatta jättäneille ei enää myönnetä pöytäpaikkaa jatkossa. Rekisterin tiedot säilytetään 10 vuotta.
Monikkoperhevalmennuksiin osallistuvien rekisteri
Monikkoperhevalmennuksiin osallistuvien jäsenten tiedot (nimi, aikuisten ja lasten määrä, erityisruokavaliot sekä tarvittaessa puhelinnumero) saadaan ilmoittautumisten yhteydessä jäseniltä itseltään. Osallistujarekisteri säilytetään kaksi vuotta yhdistyksen toimintakertomusta varten.
Vauvatapaamisten osallistujien yhteystietorekisteri
Monikkoperhevalmennuksiin osallistuneille lähetetään tietoa seuraavan vuoden vauvatapaamisista. Edellisen vuoden monikkoperhevalmennuksiin osallistuneista pidetään rekisteriä (nimi ja sähköpostiosoite) valmennussähköpostissa. Rekisterin tiedot säilytetään kaksi vuotta toimintakertomusta varten.
Kuvapankki-rekisteri
Kuvanpankki-rekisterissä on valokuvamateriaalia yhdistyksen käyttöön (esitteet ja muu tiedotusmateriaali). Kuvapankki koostuu Kuvat-kansiosta, joka sijaitsee puheenjohtajan tietokoneella. Kuvanpankki sisältää perheiltä itseltään saatuja valokuvia sekä yhdistyksen tapahtumissa otettuja kuvia. Kuvien käytöstä on saatu suullinen lupa kuvissa esiintyviltä perheiltä/henkilöiltä. Kuvaamisesta tiedotetaan yhdistyksen tapahtumissa ja nettisivuilla.
Kuvapankin aineistoa ei luovuteta eteenpäin. Henkilökuvamateriaali säilytetään 10 vuotta, jonka jälkeen kuvat hävitetään.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Rekistereihimme kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterien suojausten periaatteet:
Manuaalista aineistoa ei ole kirjanpitoaineistoa lukuun ottamatta. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen perustuu kirjanpitolakiin.
Jäsenrekisteriin pääsy on ainoastaan rahaston- ja jäsenasioidenhoitajalla sekä puheenjohtajalla. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä jäsenrekisteriin eikä tietokoneelle, jossa rekisteri sijaitsee.
Yhdistyksen yleissähköpostiin on pääsy puheenjohtajalla, tiedottajalla, sihteerillä ja rahaston- ja jäsenasioiden hoitajalla. Kirpputorisähköpostiin on pääsy kirpputorivastaavilla ja puheenjohtajalla. Valmennussähköpostiin on pääsy monikkovalmennustiimillä ja puheenjohtajalla.
Tarkastusoikeus:
Jokaisella on oikeus tarkistaa henkilötietorekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen phmonikotry@gmail.com. Tietopyyntöön vastataan viikon kuluessa, loma-aikoina vastausaika voi olla pidempi. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
Oikeus vaatia tietojen korjausta:
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen phmonikotry@gmail.com. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa (Jäsenluettelo 11 §).