Tietosuojaseloste

HYVINKÄÄN SEUDUN MONIKKOPERHEET RY

Laatimispäivämäärä 24.05.2018
Päivitetty 1.5.2022
Rekisterinpitäjä: Hyvinkään Seudun Monikkoperheet ry., Hyvinkää
(Yhteystiedot: https://monikkoperheet.fi/hyvinkaa/yhteystiedot/ )
Yhteyshenkilöt rekisterejä koskevissa asioissa: Yhdistyksen puheenjohtaja ja jäsensihteeri
Rekisterien nimet: jäsenrekisteri ja yhdistyksen koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistumisen rekisterit
Rekisterin nimi, käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet, tietojen säännön
mukaiset luovutukset

Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterin tarkoituksena on seurata yhdistyksen jäsenten määrää ja rekisterissä olevia yhteystietoja
käytetään jäsenpostin lähettämiseen sekä tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen. Lisäksi jäsenrekisterin
tietoja käytetään valtakunnallisen Monikkoperheet-lehden lähettämiseen jäsenetuna. Rekisterissä olevia tietoja
hyödynnetään myös yhdistyksen tapahtumien suunnitteluun.
Jäsenrekisteri sisältää vähintään jäsenen nimen, postiosoitteen ja sähköpostiosoitteen. Halutessaan jäsen voi
antaa rekisteriin myös puhelinnumeronsa, perheen toisen vanhemman nimen, perheen toisen vanhemman
sähköpostiosoitteen, tietoa perheestä sekä perheen muiden lasten/sisarusten syntymäajat.
Jäsenrekisteriin tulevat tiedot saadaan perheiltä itseltään joko puhelimitse, sähköpostitse, yhdistyksen
internetsivujen, tai kattojärjestön www.suomenmonikkoperheet.fi -sivuston, jäseneksi liittymislomakkeen kautta.
Jäsenrekisteriä säilytetään Google Drivessa, jonne pääsy on suojattu salasanalla. Jäsenrekisteriä ylläpitää
yhdistyksen jäsensihteeri, rekisteriin on pääsy hallituksen jäsenillä. Tietoja säilytetään niin kauan, kun jäsenyys on
voimassa. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan rekisteristä.
Jäsenrekisterin tietoja nimen ja postiosoitteen osalta luovutetaan neljä kertaa vuodessa kattojärjestölle eli
Suomen Monikkoperheet yhdistykselle Monikkoperheet-lehden lähettämistä varten.

Yhdistyksen koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistumisen rekisterit:
Yhdistyksen koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistuneet -listat ovat yhdistyksen hallitusten jäsenten tai tapahtuman
järjestävän vapaaehtoisen yhdistyksen jäsenen käyttöön koulutuksen/tilaisuuden suunnittelun, tiedotusta ja
yhteydenpitoa varten koskien koulutusta/tilaisuutta.
Yhdistyksen koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistuneiden tiedot saadaan ilmoittautumisen yhteydessä henkilöiltä
itseltään nettilomakkeen, sähköpostin tai puhelimen kautta.
Listat sisältävät seuraavia tietoja tilaisuudesta riippuen: nimi, perheen toisen vanhemman nimi, puhelinnumero,
sähköpostiosoite, raskausviikko, monikkoraskauden tyyppi, tapahtumaan osallistuvien lasten iät, tapahtumaan
osallistuvien aikuisten iät, tapahtumaan osallistuvien mahdolliset erikoisruokavaliot tai allergiat.
Osallistujarekisterit säilytetään maksimissaan 2,5 vuotta (tietoja käytetään osallistujamäärätilastointeihin,
rahoittajan raportteihin yms.). Osallistujalistoja säilytetään yhdistyksen sähköpostissa tai Google Drive:ssa, jonne
pääsy on suojattu salasanalla. Kun kaikki tarpeellinen raportointi on tehty, tiedot hävitetään.
Järjestön koulutuksiin osallistuneiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Rekistereihimme kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Käytämme pilvipalveluita: Google Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets ja Google Forms.

Rekisterien suojausten periaatteet:
Rekistereitä säilytetään Googlen pilvipalveluissa. Yhdistyksen hallituksen jäsenillä on pääsy tiedostoihin.
Pilvipalveluihin pääsy on suojattu salasanalla, joka vaihdetaan vuosittain uuden hallituksen aloittaessa
kautensa.

Tarkastusoikeus:
Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa henkilöstörekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä
sähköpostitse osoitteeseen hyvinkaanmonikot@gmail.com .
Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa, paitsi loma-aikana vastausaika voi olla pidempi.
Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.

Oikeus vaatia tiedon korjausta:
Jokaisella jäsenellä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjauspyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen hyvinkaanmonikot@gmail.com . Pyynnön
esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä järjestölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa (Jäsenluettelo 11§).