Tietosuojaseloste

Vaasan Seudun Monikkoperheet ry:n tietosuojaseloste

Päivitetty 19.02.2024

Rekisterinpitäjä:
Vaasan Seudun Monikkoperheet ry

Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa:
vaasanseudunmonikkoperheet@gmail.com

Yhdistyksen jäsenrekisteri

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään nettilomakkeella tai sähköpostiviestissä.

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, puolison nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, monikkolasten syntymävuosi tai laskettu aika. Halutessaan jäseneksi hakeva voi myös antaa lisätietoa perhetaustasta sekä toiveita toiminnalle/jäsenyydelle.

Rekisterin henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenyyden käynnistämiseksi, jäsenyysasioista tiedotukseen ja yhteydenpitoon sekä toiminnasta tiedottamiseen. Tiedot voidaan luovuttaa tarpeenmukaiseen käyttöön Suomen Monikkoperheet ry:lle tai muille yhteistyökumppaneille tiedotusta ja markkinointia varten (erillinen lupapyyntö). Nimi- ja osoitetiedot toimitetaan lisäksi Suomen Monikkoperheet ry:lle. Lisäksi tiedot voidaan luovuttaa muuhun tarpeenmukaiseen käyttöön Suomen Monikkoperheet ry:lle tai muille yhteistyökumppaneille tiedotusta ja markkinointia varten (erillinen lupapyyntö).

Tietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilön jäsenyys on yhdistykseen voimassa.

Yhdistyksen valmennuksiin/tilaisuuksiin/tapahtumiin osallistumisen rekisterit

Yhdistyksen koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistuneet -listat yhdistyksen tapahtumajärjestäjien käyttöön (Word- tai Excel-tiedosto, sähköpostiryhmä tai Google Sheets -taulukko) tilaisuutta koskevaa tiedottamista ja yhteydenpitoa varten. Yhdistyksen tilaisuuksiin osallistuneiden tiedot saadaan ilmoittautumisen yhteydessä henkilöiltä itseltään sähköpostin kautta.

Listat sisältävät seuraavia tietoja: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tapahtumaan osallistuvien aikuisten ja lasten lukumäärä sekä lasten ikä. Ikä-tieto tarvitaan mahdollisen pääsymaksun suuruuden määrittämiseen tapahtumapaikan oman hinnaston mukaan.

Osallistujarekisterit säilytetään maksimissaan 2,5 vuotta (tietoja käytetään osallistujamäärätilastointeihin, rahoittajan raportteihin yms.). Kun kaikki tarpeellinen raportointi on tehty, tiedot hävitetään.

Tapahtumiin/tilaisuuksiin osallistuneiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekistereihimme kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Käytämme Google Drive -pilvipalvelua sekä Gmail-sähköpostia. Tiedot on suojattu salasanalla, joka on vain yhdistyksen hallituksen jäsenten ja monikkoperhevalmennusta koskien valmentajien tiedossa.

Rekisterien suojausten periaatteet

Manuaalista aineistoa käytetään ainoastaan tapahtumissa osallistujien kirjaamiseen. Manuaalinen aineisto hävitetään heti tapahtuman päätyttyä. Tallennetut rekisterit löytyvät tietokoneilta ja/tai pilvipalvelusta. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietoihin ja koneet/tiedostot on suojattu salasanoin, jotka vain koneen omistajan tiedossa.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen vaasanseudunmonikkoperheet@gmail.com. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa, paitsi loma-aikana vastausaika voi olla pidempi. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä järjestölle.

Oikeus vaatia tiedon korjausta

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen vaasanseudunmonikkoperheet@gmail.com. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä järjestölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta.

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa (Jäsenluettelo 11§).