Tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Pirkanmaan monikkoperheet ry 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:  

Piia Oja, jäsenvastaava 

jasenvastaava@monikkoperheet.net, yhdistys@monikkoperheet.net 

www.monikkoperheet.fi/pirkanmaa

2 Rekisterit 

Pirkanmaan monikkoperheet ry:n jäsenrekisteri 

Pirkanmaan monkkoperheet ry:n tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden rekisteri 

3 Rekisteröidyt eli jäsenet 

Rekisterissä käsitellään Pirkanmaan monikkoperheet ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseniksi hyväksyttyjen  henkilöiden tietoja sekä kunniajäseniksi nimettyjen tietoja. 

4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana,  käyttö jäsenetuna saatavan Monikkoperheet-lehden lähetykseen, käyttö jäsenkirjeen ja -tiedotteiden  lähetykseen sekä käyttö jäsenkokouskutsujen lähetykseen. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös  yhdistyksen pöytäkirjoissa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen  lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta  sekä tilintarkastuksesta. Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin. Jäsenkirjeiden ja  yhdistyksen tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen  merkitykselliseen suhteeseen. 

Tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden rekisterin käyttötarkoituksena on kartoittaa etukäteen kyseisen tapahtuman osallistujamäärä. Rekisteriin kirjataan myös  jäsenen yhteystiedot siltä varalta, että tapahtuma joudutaan perumaan syystä tai toisesta.  

5 Käsiteltävät henkilötiedot 

Jäsenrekisterissä käsitellään Pirkanmaan monikkoperheet ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita  jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja, joita ovat: 

∙ rekisteröidyn täydellinen nimi 

∙ kotipaikka 

∙ postiosoite 

∙ sähköpostiosoite 

∙ jäsennumero 

∙ jäseneksiliittymispäivä 

∙ tieto maksetusta jäsenmaksusta 

∙ monikkolasten määrä 

∙ monikkolasten syntymävuosi tai syntyvien monikoiden laskettu aika.

Tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden rekisterissä käsitellään Pirkanmaan monikkoperheet ry:n  jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyviä tarpeellisia  tietoja. Näitä tietoja ovat:  

∙ rekisteröidyn nimi 

∙ sähköpostiosoite (tarvittaessa myös puhelinnumero)

∙ tieto maksetusta jäsenmaksusta 

6 Säännönmukaiset tietolähteet 

Jäsenrekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana  jäsenen Pirkanmaan monikkoperheet ry:lle tai Suomen Monikkoperheet ry:lle tekemistä ilmoituksista,  lukuun ottamatta jäsennumeroa, liittymisvuotta ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen  toimesta. 

Tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan jäseneltä  itseltään ilmoittautumisvaiheessa.  

7 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Pirkanmaan monikkoperheet ry käyttää rekisterin digitaaliseen ylläpitoon Yhdistysavain-sovellusta. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä rekisteriin. Jäsenvastaavalla on salassapitovelvollisuus. Henkilötiedot säilytetään  luottamuksellisina. Rekisteri ei sisällä henkilötietolain 11 § mainittuja arkaluonteisia tietoja. 

8 Henkilötietojen vastaanottajat 

Jäsenrekisterin henkilötietoja (nimi, osoite, postinumero- ja toimipaikka)luovutetaan: 

∙ Suomen Monikkoperheet ry:lle, joka luovuttaa tiedot edelleen painotalolle Monikkoperheet-lehden  lähettämiseksi. 

Jäsenrekisterin tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

Tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

9 Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA.n ulkopuolelle. 

10 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on Pirkanmaan monikkoperheet ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä, kun jäsen on ilmoittanut eroavansa yhdistyksestä tai kun jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan ajallaan kuluvalta vuodelta.

Suomen Monikkoperheet ry:lle luovutettavia tietoja säilytetään lehden tietokannassa/tiedostokansiossa  vuoden ajan, jonka jälkeen osoitelistat hävitetään. 

Tapahtumiin/toimintaan ilmoittautuneiden tietoja voidaan käyttää osallistujamäärätilastointeihin ja  kattojärjestölle tehtäviin raportteihin. Tiedot hävitetään heti, kun tarpeellinen tilastointi ja raportointi on  tehty. 

11 Jäsenen oikeudet 

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden  lähetykseen. Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti  tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot, vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon  oikaisua tai tietojen täydentämistä, vaatia henkilötietojensa poistamista taikka vaatia henkilötietojensa  käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän  tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Pirkanmaan monikkoperheet ry voi pyytää  rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen  pyynnön käsittelemistä. Pirkanmaan monikkoperheet ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta  sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan  unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli  rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

13 Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut  yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Pirkanmaan monikkoperheet ry:n jäsenvastaavalle,  jasenvastaava@monikkoperheet.net. 

14 Muutokset tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä  tietosuojaseloste on laadittu 4.3.2021.